Unsere Organisation hat einen Ethik-Kanal eingerichtet, um einen vertraulichen Kommunikationsweg zu schaffen, über den unangemessenes Verhalten gemeldet werden kann. Auf diese Weise fördern wir ein sicheres Arbeitsumfeld, frei von Belästigung und Diskriminierung, und eine ethische Unternehmenskultur, die auf Transparenz und guter Unternehmensführung basiert.
Sowohl der Ethik-Kanal als auch die Verwaltung und Untersuchung der über diesen Kanal eingehenden Meldungen erfüllen sämtliche Anforderungen, Garantien und Schutzmaßnahmen, die in Gesetz 2/2023 vorgesehen sind.
Ethikkodex
Der Ethikkodex ist ein grundlegendes Element des Organisations- und Managementmodells der Terrats Medical Group. Er bietet allen Mitgliedern und externen Mitarbeitenden Verhaltensrichtlinien für unterschiedliche Situationen, berücksichtigt ihre jeweiligen Rahmenbedingungen und wird jederzeit von den Werten und Prinzipien geleitet, die das Unternehmen fördert.
Die im Ethikkodex verankerten Werte der Gruppe sind:
Professionalität
Integrität
Selbstdisziplin
Qualität
Exzellenz
Ehrlichkeit
Ziel dieses Ethikkodexes ist es, die Leitlinien und grundlegenden Prinzipien festzulegen, die das ethische Verhalten aller Personen bestimmen, die bei der Terrats Medical Group arbeiten und sie bilden – sowohl in ihrer täglichen Arbeit bei internen Beziehungen als auch in den Interaktionen mit allen Stakeholdern, Führungskräften, Lieferanten, Kunden und Unternehmen der Gruppe.
Durch diesen Ethikkodex fassen wir unsere Werte, unsere Mission und unsere ethischen Standards zusammen, die unsere Unternehmenskultur ausmachen und allen Mitarbeitenden einen Rahmen für die tägliche Entscheidungsfindung bieten. Die Einhaltung dieser Leitlinien hilft uns, eine Unternehmensgruppe zu sein, die ihr Managementmodell auf Transparenz, Gleichbehandlung und Ehrlichkeit stützt. Die Einhaltung dieses Kodex und seiner Regeln sowie eine berufliche/personalbezogene Führung, die auf den darin enthaltenen Grundsätzen basiert, sind verpflichtend.
Geltungsbereich des Ethikkodex
Der Ethikkodex richtet sich an alle Managementebenen sowie an einzelne Mitarbeitende, externe Fachkräfte und Spezialisten, Lieferanten und andere Stakeholder. Er ist öffentlich zugänglich und gilt sowohl für natürliche als auch für juristische Personen auf nationaler und internationaler Ebene und betrifft alle Mitarbeitenden, die mit der Terrats Medical Group verbunden sind. Diese umfasst die folgenden Unternehmen: SENSIS INVEST SLU, TERRATS MEDICAL, S.L.U. (innerhalb Spaniens), TERRATS MEDICAL, USA, LLC, SENSIS USA und DESS DENTAL SMART SOLUTIONS GmbH, Humanus Dental AB (international) sowie alle zukünftigen Gesellschaften der Gruppe.
Er gilt außerdem für die Aktionäre und Mitglieder des Verwaltungsrats der Gruppe sowie für andere mit der Gruppe verbundene Personen, einschließlich Ehrenamtlicher, unbezahlter Praktikantinnen und Praktikanten sowie Stakeholder: Kunden, Lieferanten, interne Kooperationspartner und andere interessierte Parteien, die mit der Terrats Medical Group verbunden sind.
Die im Ethikkodex enthaltenen Empfehlungen ersetzen nicht die Bestimmungen eines anwendbaren Übereinkommens, Gesetzes, einer Verordnung oder sonstigen einschlägigen Vorschrift. In diesem Sinne ersetzt dieser Kodex keine anderen internen Richtlinien und ist in Verbindung mit weiteren Verfahren und Protokollen anzuwenden, die die Terrats Medical Group eingeführt hat, um möglichst viele denkbare Situationen angemessen abdecken zu können.
Unsere Werte
Die wesentliche Grundlage für das Erreichen der gesteckten Ziele sind die Werte, die uns als Gruppe definieren. Diese sind:
Professionalität: Alle Mitglieder der Gruppe handeln sorgfältig, verantwortungsbewusst, effizient und mit einem klaren Fokus auf Exzellenz, Qualität und Innovation.
Integrität: Alle Mitglieder der Gruppe handeln gesetzeskonform, ehrlich, nach Treu und Glauben, objektiv und im Einklang mit den Interessen der Gruppe sowie ihren in diesem Ethikkodex festgelegten Grundsätzen und Werten.
Selbstkontrolle: Alle Mitglieder der Gruppe treffen Entscheidungen auf der Grundlage von vier grundlegenden Voraussetzungen: (i) Sie müssen ethisch vertretbar sein; (ii) sie müssen rechtmäßig sein; (iii) sie müssen im Unternehmensinteresse der Gruppe liegen; und (iv) die Person, die eine Entscheidung anstößt, muss bereit sein, die Verantwortung dafür zu übernehmen.
Qualität: Unsere Produkte werden unter den strengsten Qualitätskontrollen hergestellt und sind durch die anspruchsvollsten internationalen Zertifizierungen akkreditiert. Qualität ist für uns untrennbar mit unserem Geschäft verbunden.
Exzellenz: Die Gruppe arbeitet kontinuierlich daran, Exzellenz in der Leistungserbringung zu erreichen, und strebt den Aufbau langfristiger Beziehungen an, die auf Vertrauen und gegenseitigem Respekt basieren.
Ehrlichkeit: Alle Mitarbeitenden der Gruppe verpflichten sich, mit Ehrlichkeit und Integrität zu handeln und berufsethische Standards bei geschäftlichen und beruflichen Beziehungen zu wahren.
Grundsätze des ethischen Verhaltens der Terrats Medical Group
Um diesen Ethikkodex angemessen umzusetzen, lässt sich die Gruppe von den folgenden ethischen Grundsätzen leiten , um eine Kultur der Ethik und Compliance im Umgang mit unseren wirtschaftlichen Akteuren zu schaffen:
- Ehrlichkeit: Alle Mitarbeitenden der Terrats Medical Group verpflichten sich, ein Verhalten zu fördern, das auf Ehrlichkeit und gegenseitigem Vertrauen beruht. Jeder Verstoß gegen diesen Grundsatz bei der Übermittlung von Informationen – sei es intern oder extern – widerspricht dem Ethikkodex der Gruppe. Ebenso sind die von den Fachkräften der Terrats Medical Group an Lieferanten übermittelten Informationen wahrheitsgemäß und nicht mit der Absicht versehen, zu täuschen.
- Transparenz: Die Terrats Medical Group wendet in allen Fällen Transparenz-, Informations- und Schutzstandards an und verpflichtet sich, eine Qualität ihrer Dienstleistungen und Produkte zu bieten, die mindestens der gesetzlichen entspricht oder diese übertrifft. Sie konkurriert am Markt und führt Marketing- und Vertriebsaktivitäten auf Grundlage der Vorzüge ihrer Produkte und Dienstleistungen durch. Verträge mit Kunden der Gruppe werden klar und einfach formuliert. In vorvertraglichen oder vertraglichen Beziehungen mit Kunden wird Transparenz gefördert und es werden Informationen über die verschiedenen bestehenden Alternativen bereitgestellt, insbesondere über Dienstleistungen, Produkte und Tarife.
- Vertraulichkeit: Die Terrats Medical Group gewährleistet die Vertraulichkeit der Daten ihrer Kunden und verpflichtet sich, diese nicht an Dritte weiterzugeben, außer mit Zustimmung des Kunden, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Erfüllung gerichtlicher oder behördlicher Anordnungen.
Grundsätze des Compliance-Management-Systems
Die Grundsätze, die das Compliance-Management-System leiten, sind:
Protection of intellectual and industrial property
Engagement für die öffentliche Gesundheit
Schutz der Unternehmensressourcen und Cybersicherheit
Korruptionsbekämpfung und Prävention von Interessenkonflikten
Beziehungen zu staatlichen Stellen, Amtsträgern und Behörden
Sorgfaltspflichten bei Werbe- und Promotionspraktiken
Geschenke, Einladungen und sonstige Vergünstigungen
Respekt vor dem freien Wettbewerb
Sorgfaltspflichten in der administrativen, wirtschaftlichen und finanziellen Verwaltung der Gruppe
Engagement für den Umweltschutz
Mitwirkung bei der Prävention von Geldwäsche.
Schutz und Sicherheit unserer Mitarbeitenden.
Alert-Kanal
Schutz von Hinweisgebern und betroffenen Personen
Jede Person, die über den Ethik-Hinweiskanal einen Bericht über Fehlverhalten oder Nichteinhaltung erstattet, wird im Falle von Meldungen in gutem Glauben durch Schutzgarantien und Rechte abgesichert.
Die Identität jeder Person, die den Kanal nutzt, sowie die Identität der in der Meldung genannten Personen, wird ebenso wie die bereitgestellten Informationen vertraulich behandelt.
Die Anonymität der hinweisgebenden Person wird gewährleistet, wenn diese Option im Formular gewählt wird.
Das Ausbleiben jeglicher Art von Repressalien gegen die hinweisgebende Person wird gewährleistet, sofern sie in gutem Glauben handelt. Dies gilt unbeschadet strafrechtlicher, disziplinarischer oder anderer Sanktionen für den Fall, dass die hinweisgebende Person selbst an dem gemeldeten Sachverhalt beteiligt war, der aus Sicht der Gruppe oder der geltenden Gesetzgebung einen Verstoss oder eine Unregelmässigkeit darstellt.
Jede Person, die den Ethik-Hinweiskanal genutzt und darüber eine Mitteilung oder Anfrage eingereicht hat, hat das Recht, von dem Compliance-Ausschuss/Compliance-Beauftragten über den jeweiligen Stand sowie das Ergebnis der Untersuchung informiert zu werden, sofern eine solche interne Untersuchung eingeleitet wurde. Zu diesem Zweck erhält die hinweisgebende Person einen Identifizierungscode für ihre Mitteilung, um deren Bearbeitungsstand nachverfolgen zu können.
Jede Person, die über den Ethik-Hinweiskanal eine Meldung einreicht, hat das Recht, diese Meldung zurückzuziehen, falls sie den gewöhnlichen Bearbeitungsablauf nicht weiterverfolgen möchte, sodass die Meldung nach ihrer Abgabe wieder zurückgenommen werden kann. Sollte es jedoch vernünftige Anhaltspunkte dafür geben, dass auf Grundlage der gemeldeten Tatsachen ein Verstoss/eine Unregelmässigkeit begangen wurde, wird der Compliance-Ausschuss/Compliance-Beauftragte den Vorgang von Amts wegen eröffnen und das entsprechende Verfahren einleiten.
Personen, die den Ethik-Hinweiskanal nutzen, sind für die Richtigkeit ihrer Identität und sämtlicher übermittelter Informationen sowie für ihr in gutem Glauben verantwortlich. Die Terrats Medical Group behält sich das Recht vor, die Identität der hinweisgebenden Person gegenüber den Behörden offenzulegen, wenn diese in bösem Glauben gehandelt hat oder wenn eine gerichtliche Anordnung ergangen ist.
Allgemeine Grundsätze
Der Ethik-Hinweiskanal wird von den folgenden Grundsätzen geleitet:
- Grundsatz der Vertraulichkeit und des Datenschutzes. Die Vertraulichkeit der Identität und der von der hinweisgebenden Person bereitgestellten Informationen wird gewährleistet, wobei die Vertraulichkeit sichergestellt und die Datenschutzvorschriften eingehalten werden.
- Grundsatz des Verbots von Repressalien. Jede Form von Repressalien oder Diskriminierung gegenüber der hinweisgebenden Person aufgrund der erstatteten Meldung ist verboten. Der Compliance-Ausschuss wird unverzüglich tätig, wenn Anhaltspunkte für Vergeltungsmassnahmen gegen Hinweisgeber vorliegen.
- Grundsatz der Verhältnismässigkeit. Alle Massnahmen werden im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, objektiv und angemessen sowie unter Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismässigkeit durchgeführt.
- Grundsatz der Unparteilichkeit und Transparenz. Die Untersuchung und Bewertung von Mitteilungen erfolgt objektiv, unparteiisch und transparent, unter Wahrung der Rechte aller beteiligten Parteien und Gewährleistung einer ordnungsgemässen Durchführung des Untersuchungsverfahrens.
- Grundsatz der Zusammenarbeit und Kooperation. Eine aktive Zusammenarbeit und Kooperation zwischen der Organisation, den hinweisgebenden Personen und den zuständigen Behörden wird gefördert, um Effizienz und Wirksamkeit bei der Bearbeitung von Mitteilungen sicherzustellen.
- Grundsatz des Zugangs zu Informationen. Die beteiligten Parteien haben das Recht auf Zugang zu relevanten Informationen und darauf, über den Stand und die Ergebnisse der Untersuchung informiert zu werden, stets unter Beachtung gesetzlicher Vorgaben und der Vertraulichkeit.
- Grundsatz der Rechtstreue. Der Ethik-Kanal der Organisation unterliegt der strikten Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften und stellt sicher, dass sämtliche im Zusammenhang mit den Mitteilungen ergriffenen Massnahmen innerhalb des rechtlichen Rahmens erfolgen.
- Grundsatz des Schutzes der Rechte der beteiligten Personen. Während des gesamten Untersuchungsverfahrens werden die Achtung und der Schutz der folgenden Grundrechte gewährleistet:
Recht auf Ehre. Der Ruf und der gute Name der beteiligten Personen werden gewahrt, und es wird jede Verleumdung oder ungerechtfertigte Schädigung ihres Ansehens vermieden.
Recht auf Unschuldsvermutung. Das Recht auf Unschuldsvermutung wird während des gesamten Verfahrens bis zum Abschluss der Untersuchung gewährleistet.
Recht auf Information. Die beteiligten Personen haben das Recht, klar und präzise über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und die diese stützenden Nachweise informiert zu werden. Ihnen wird das Recht garantiert, die gemeldeten Tatsachen zu kennen und am Verfahren teilzunehmen.
Recht auf Verteidigung. Den beteiligten Personen wird die Möglichkeit eingeräumt, ihr Recht auf Verteidigung wirksam auszuüben, indem sie Beweise, Argumente und Stellungnahmen zur Widerlegung der gegen sie erhobenen Vorwürfe vorbringen können.
Recht auf Schutz. Es werden alle erforderlichen Massnahmen ergriffen, um die Integrität und Sicherheit der beteiligten Personen zu gewährleisten und jede Form von Repressalien oder Benachteiligungen zu vermeiden, die sich aus ihrer Beteiligung am Untersuchungsverfahren ergeben könnten.
- Grundsatz der Wiedergutmachung. Der Schutz und gegebenenfalls die Wiederherstellung der legitimen Rechte und Interessen der hinweisgebenden Person und der beteiligten Personen werden durch geeignete Massnahmen gewährleistet, um Schäden zu verhindern oder zu beheben, die sich aus den Mitteilungen oder Untersuchungen ergeben.
Die Organisation behält sich das Recht vor, eine hinweisgebende Person zu sanktionieren, die eine Mitteilung in Kenntnis ihrer Unwahrheit macht, um die Wahrhaftigkeit und Integrität des Ethik-Kanals zu schützen und Missbrauch oder Fehlgebrauch zu verhindern.
Bearbeitung der Mitteilungen
Der entsprechende Ethik-Hinweiskanal wird über ein geeignetes Kommunikationsverfahren verwaltet. Die Kanalverantwortlichen sind für den Empfang aller Mitteilungen von hinweisgebenden Personen zuständig, sei es anonym oder unter Angabe ihrer personenbezogenen Daten. An sie sollen sich alle hinweisgebenden Personen wenden, die ein berechtigtes Interesse daran haben, etwaige Unregelmässigkeiten oder Verstösse zu melden, die innerhalb der Gruppe begangen wurden oder potenziell begangen werden könnten.
Kanalverantwortliche
Compliance-Ausschuss
Compliance-Beauftragter: César Escribano Patón
Mitglieder des Compliance-Ausschusses: Carlos Jerez Fabrega, Mireia Corral Bertran
Die Gruppe gewährleistet die Vertraulichkeit personenbezogener Daten und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (Datenschutz-Grundverordnung) sowie des spanischen Organgesetzes 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte.
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Ethischer Kanal